Cómo mejorar tus habilidades de comunicación oral y escrita en el trabajo

¿Te gustaría comunicarte mejor en el trabajo y conseguir tus objetivos profesionales? ¿Quieres saber cómo expresarte de forma clara, precisa y persuasiva en diferentes situaciones laborales, como presentaciones, reuniones, informes o correos electrónicos? ¿Te interesa aprender a evitar errores comunes, captar la atención y el interés de tu audiencia, y recibir y dar feedback constructivo? Si has respondido que sí a alguna de estas preguntas, este artículo es para ti.

En este artículo, te voy a enseñar técnicas y recursos para mejorar tus habilidades de comunicación oral y escrita en el trabajo. También te voy a dar algunos consejos prácticos y ejemplos de uso para que puedas aplicar lo que aprendas en tu día a día. Además, te voy a mostrar algunos cursos online que puedes hacer para profundizar en este tema y ampliar tus competencias.

Pero antes de entrar en materia, déjame hacerte una pregunta: ¿sabes qué es la comunicación y por qué es importante en el trabajo? Te lo cuento en el siguiente apartado.

Qué es la comunicación y por qué es importante en el trabajo

La comunicación es el proceso de transmitir y recibir información, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas, utilizando diferentes códigos, canales y medios. La comunicación puede ser oral, cuando se utiliza la voz; escrita, cuando se utiliza la escritura; o no verbal, cuando se utilizan gestos, expresiones faciales, posturas o signos.

La comunicación es fundamental en el trabajo, ya que permite:

• Intercambiar información: la comunicación permite compartir datos, hechos, cifras o documentos que son relevantes para el desarrollo de las tareas, los proyectos o los procesos de trabajo.
• Coordinar acciones: la comunicación permite organizar, planificar y ejecutar las actividades que se deben realizar, tanto de forma individual como de forma colectiva, para alcanzar los objetivos y las metas establecidas.
• Resolver problemas: la comunicación permite identificar, analizar y solucionar los problemas que surgen en el trabajo, tanto técnicos como humanos, buscando las mejores alternativas y las soluciones más eficaces y eficientes.
• Tomar decisiones: la comunicación permite evaluar, comparar y elegir entre diferentes opciones, teniendo en cuenta los criterios, los recursos y las consecuencias de cada una, para actuar de forma adecuada y responsable.
• Negociar y persuadir: la comunicación permite defender, argumentar y convencer sobre una idea, una propuesta o una posición, buscando el beneficio propio o el beneficio mutuo, y logrando acuerdos satisfactorios para todas las partes.
• Crear y mantener relaciones: la comunicación permite establecer, fortalecer y mejorar las relaciones con los compañeros, los clientes, los proveedores, los jefes o los subordinados, generando confianza, respeto, colaboración y compromiso.
• Aprender y enseñar: la comunicación permite adquirir, transmitir y ampliar los conocimientos, las habilidades y las actitudes que se necesitan para el desempeño profesional, así como para el desarrollo personal y profesional.

Como ves, la comunicación tiene muchos beneficios, pero también tiene algunos requisitos que hay que cumplir. Te los explico en el siguiente apartado.

Cuáles son los requisitos de una buena comunicación

Una buena comunicación no es solo cuestión de hablar o escribir bien, sino que implica una serie de requisitos que hay que cumplir, tanto por parte del emisor como del receptor. Estos requisitos son los siguientes:

• Claridad: la comunicación debe ser clara, es decir, que se entienda lo que se quiere decir, sin ambigüedades, confusiones o malentendidos. Para ello, hay que utilizar un lenguaje sencillo, preciso y adecuado al contexto y al destinatario, evitando los tecnicismos, las jergas o las abreviaturas que puedan dificultar la comprensión.
• Concisión: la comunicación debe ser concisa, es decir, que se diga lo que se tiene que decir, sin rodeos, redundancias o información innecesaria. Para ello, hay que ir al grano, sintetizar las ideas principales y eliminar los detalles superfluos que puedan distraer o aburrir al receptor.
• Coherencia: la comunicación debe ser coherente, es decir, que tenga sentido, lógica y orden, tanto en el contenido como en la forma. Para ello, hay que estructurar el mensaje de forma adecuada, utilizando una introducción, un desarrollo y una conclusión, y conectando las ideas entre sí, utilizando signos de puntuación, conectores o marcadores discursivos.
• Cortesía: la comunicación debe ser cortés, es decir, que se respete al receptor, a sus opiniones, a sus sentimientos y a sus necesidades, sin ofender, agredir o imponer. Para ello, hay que utilizar un tono amable, educado y positivo, y emplear fórmulas de saludo, de agradecimiento, de disculpa o de petición, según corresponda.
• Feedback: la comunicación debe ser retroalimentada, es decir, que se confirme que el mensaje ha sido recibido, entendido y valorado, y que se dé una respuesta o una reacción al mismo. Para ello, hay que utilizar diferentes recursos, como preguntas, afirmaciones, gestos, expresiones o sonidos, que indiquen al emisor que se le está escuchando o leyendo, y que se le va a contestar.

Siguiendo estos requisitos, podrás mejorar tu comunicación en el trabajo, y conseguir tus objetivos profesionales. Pero, ¿cómo puedes aplicarlos en diferentes situaciones laborales, como presentaciones, reuniones, informes o correos electrónicos? Te lo cuento en el siguiente apartado.

Cómo comunicarte de forma oral y escrita en diferentes situaciones laborales

La comunicación en el trabajo puede adoptar diferentes formas, según el canal, el medio y el propósito que se utilice. Así, podemos distinguir entre comunicación oral y comunicación escrita, y dentro de cada una, entre diferentes situaciones laborales, como presentaciones, reuniones, informes o correos electrónicos.

Cada situación tiene sus características, sus objetivos y sus normas, y requiere unas habilidades y unos recursos específicos. Por eso, es importante conocer las claves para comunicarse de forma efectiva en cada una de ellas, y adaptar el mensaje al contexto y al destinatario.

A continuación, te voy a explicar cómo comunicarte de forma oral y escrita en cuatro situaciones laborales frecuentes: las presentaciones, las reuniones, los informes y los correos electrónicos.

Cómo hacer una presentación oral en el trabajo

Una presentación oral es una exposición verbal de un tema, una idea, un proyecto o un resultado, ante una audiencia, con el fin de informar, persuadir, motivar o convencer. Una presentación oral puede ser individual o grupal, y puede estar apoyada por medios visuales, como diapositivas, gráficos, imágenes o vídeos.

Para hacer una buena presentación oral en el trabajo, te recomiendo seguir estos pasos:

• Prepara el contenido: define el objetivo, el público y el tiempo de tu presentación, y selecciona la información más relevante y adecuada. Estructura el contenido en tres partes: introducción, desarrollo y conclusión, y utiliza un lenguaje claro, conciso y coherente. Añade ejemplos, datos, citas o anécdotas que apoyen tu argumento y que capten el interés de tu audiencia. También puedes preparar algunas preguntas o actividades para fomentar la participación y la interacción.
• Prepara el soporte visual: elige el medio visual que mejor se adapte a tu presentación, como PowerPoint, Prezi o Keynote, y diseña unas diapositivas que sean atractivas, legibles y consistentes. Utiliza un fondo sencillo, un tipo y un tamaño de letra adecuados, y un color que contraste. Incluye títulos, subtítulos, puntos clave, imágenes, gráficos o vídeos que complementen tu discurso, pero evita el exceso de texto o de elementos que puedan distraer o confundir. También puedes añadir notas o guiones que te ayuden a recordar lo que tienes que decir.
• Prepara la exposición: ensaya tu presentación varias veces, solo o con alguien que te pueda dar feedback. Practica tu voz, tu tono, tu ritmo, tu pronunciación y tu entonación, y procura hablar con naturalidad, seguridad y fluidez. Practica también tu lenguaje no verbal, tu gestualidad, tu expresión facial, tu mirada y tu postura, y procura transmitir confianza, entusiasmo y profesionalidad. Además, practica el uso del soporte visual, el control del tiempo y la respuesta a las posibles preguntas o dudas que puedan surgir.
• Realiza la presentación: el día de la presentación, llega con tiempo, comprueba el funcionamiento del equipo y del soporte visual, y saluda y presenta a tu audiencia. Durante la presentación, habla con claridad, concisión y coherencia, y utiliza el soporte visual como apoyo, pero no como sustituto de tu discurso. Mantén el contacto visual con tu audiencia, y modula tu voz, tu tono y tu ritmo para generar interés y emoción. También puedes utilizar el humor, las preguntas o las pausas para captar la atención y la participación. Al finalizar, resume las ideas principales, agradece la atención y abre un espacio para el debate o la retroalimentación.

Cómo escribir un informe en el trabajo

Un informe es un documento escrito que presenta y analiza una información, una investigación, un proyecto o un resultado, con el fin de informar, evaluar, proponer o recomendar. Un informe puede ser interno o externo, y puede estar dirigido a diferentes destinatarios, como jefes, compañeros, clientes, proveedores o instituciones.

Para escribir un buen informe en el trabajo, te recomiendo seguir estos pasos:

• Prepara el contenido: define el objetivo, el público y el alcance de tu informe, y recopila la información más relevante y fiable. Estructura el contenido en cuatro partes: introducción, desarrollo, conclusiones y recomendaciones, y utiliza un lenguaje claro, conciso y coherente. Añade datos, cifras, gráficos, tablas o citas que apoyen tu argumento y que faciliten la comprensión. También puedes añadir un resumen ejecutivo al principio y un anexo al final, si lo consideras necesario.
• Prepara el formato: elige el formato que mejor se adapte a tu informe, como Word, PDF o Excel, y diseña una portada que incluya el título, el autor, la fecha y el destinatario. Utiliza un tipo y un tamaño de letra adecuados, y un color que contraste. Numera las páginas, los apartados y los subapartados, y utiliza encabezados y pies de página que indiquen el título, el autor y la fecha. También utiliza un índice de contenidos, una lista de figuras y una lista de referencias, si lo consideras necesario.
• Prepara la redacción: redacta tu informe siguiendo la estructura que has definido, y utilizando un tono formal, objetivo y cortés. En la introducción, presenta el tema, el objetivo, el alcance y la metodología de tu informe. En el desarrollo, explica y analiza la información que has recopilado, siguiendo un orden lógico y cronológico. En las conclusiones, resume las ideas principales, los hallazgos y los resultados de tu informe. En las recomendaciones, propón las acciones, las soluciones o las mejoras que consideres oportunas. En el resumen ejecutivo, sintetiza el contenido de tu informe en una o dos páginas. En el anexo, incluye la información complementaria o secundaria que no hayas podido incluir en el cuerpo del informe.
• Prepara la revisión: revisa tu informe varias veces, solo o con alguien que te pueda dar feedback. Corrige los posibles errores de ortografía, de gramática, de puntuación o de estilo, y comprueba que el contenido sea coherente, conciso y claro. También comprueba que el formato sea adecuado, legible y consistente, y que el diseño sea atractivo, profesional y acorde con la imagen de tu empresa o de tu marca.

Siguiendo estos pasos, podrás escribir un informe en el trabajo que sea eficaz, riguroso y persuasivo, y que te permita conseguir tus objetivos profesionales. Pero, ¿cómo comunicarte de forma oral y escrita en el trabajo? Te lo explico en el siguiente apartado.

Cómo redactar un correo electrónico en el trabajo

Un correo electrónico es un mensaje escrito que se envía y se recibe a través de Internet, utilizando una dirección electrónica y un programa o una aplicación específica. Un correo electrónico puede tener diferentes propósitos, como informar, solicitar, confirmar, agradecer, felicitar o reclamar. Un correo electrónico puede ser interno o externo, y puede estar dirigido a una o varias personas, como jefes, compañeros, clientes, proveedores o instituciones.

Para redactar un buen correo electrónico en el trabajo, te recomiendo seguir estos pasos:

• Prepara el asunto: elige un asunto que sea breve, claro y que resuma el contenido y el propósito de tu correo. Evita los asuntos genéricos, ambiguos o irrelevantes, que puedan provocar que tu correo sea ignorado o eliminado. También evita los asuntos que sean demasiado urgentes, agresivos o comerciales, que puedan provocar que tu correo sea considerado como spam o como una amenaza.
• Prepara el saludo: elige un saludo que sea adecuado al destinatario, al contexto y al tono de tu correo. Si conoces el nombre del destinatario, puedes usar un saludo personalizado, como “Estimado/a”, “Querido/a” o “Hola”. Si no conoces el nombre del destinatario, puedes usar un saludo genérico, como “Buenos días”, “Buenas tardes” o “Buenas noches”. También puedes usar un saludo formal, como “A quien corresponda”, “Atención al cliente” o “Departamento de recursos humanos”.
• Prepara el cuerpo: elige un cuerpo que sea coherente, conciso y cortés, y que cumpla con el objetivo de tu correo. Estructura el cuerpo en tres partes: introducción, desarrollo y despedida. En la introducción, presenta el motivo de tu correo y la relación que tienes con el destinatario. En el desarrollo, explica la información, la solicitud, la confirmación, el agradecimiento, la felicitación o la reclamación que quieres hacer, y aporta los datos, los documentos o las evidencias que sean necesarios. En la despedida, resume el mensaje, indica la acción que esperas del destinatario y despídete de forma cordial.
• Prepara el cierre: elige un cierre que sea adecuado al destinatario, al contexto y al tono de tu correo. Puedes usar una fórmula de cortesía, como “Atentamente”, “Cordialmente” o “Saludos”. También puedes usar una fórmula de confianza, como “Un abrazo”, “Un saludo” o “Hasta pronto”. A continuación, escribe tu nombre, tu cargo y tu empresa, y añade tu firma, tu logotipo o tu contacto, si lo consideras necesario.
• Prepara el envío: revisa tu correo antes de enviarlo, y corrige los posibles errores de ortografía, de gramática, de puntuación o de estilo. También comprueba que el asunto, el saludo, el cuerpo y el cierre sean adecuados, y que el contenido sea coherente, conciso y cortés. Además, comprueba que hayas adjuntado los archivos que quieras enviar, y que hayas incluido a los destinatarios que quieras que reciban tu correo, tanto en el campo “Para” como en el campo “CC” o “CCO”, según corresponda.

Siguiendo estos pasos, podrás redactar un correo electrónico en el trabajo que sea eficaz, profesional y respetuoso, y que te permita conseguir tus objetivos profesionales. Pero, ¿cómo comunicarte de forma oral en el trabajo? Te lo explico en el siguiente apartado.

Cómo participar en una reunión en el trabajo

Una reunión es una conversación grupal entre dos o más personas, que tiene un objetivo, una agenda y una duración determinados, y que se realiza en un lugar y un momento concretos. Una reunión puede ser presencial o virtual, y puede tener diferentes propósitos, como informar, coordinar, resolver, decidir, negociar o crear. Una reunión puede involucrar a diferentes participantes, como jefes, compañeros, clientes, proveedores o instituciones.

Para participar en una buena reunión en el trabajo, te recomiendo seguir estos pasos:

• Prepara la reunión: conoce el objetivo, la agenda y la duración de la reunión, y prepara la información, los documentos o los materiales que necesites. También prepara las preguntas, las propuestas o las opiniones que quieras aportar, y ensaya tu intervención. Además, confirma tu asistencia, y llega con tiempo al lugar o a la plataforma de la reunión, y comprueba el funcionamiento del equipo y de la conexión.
• Participa en la reunión: sigue el orden del día, y respeta el tiempo y el turno de palabra de cada uno. Escucha con atención, interés y respeto a los demás, y muestra tu acuerdo o desacuerdo de forma constructiva y asertiva. Expresa tus ideas, tus dudas o tus sugerencias con claridad, concisión y coherencia, y utiliza un tono adecuado, cordial y positivo. También utiliza el lenguaje no verbal, como los gestos, las expresiones o la mirada, para reforzar tu mensaje y tu actitud. Además, colabora con los demás, y busca el consenso y la solución de los problemas.
• Finaliza la reunión: resume los puntos principales, las conclusiones y los acuerdos de la reunión, y verifica que todos los participantes los hayan entendido y aceptado. También establece las acciones, las responsabilidades y los plazos que se deben cumplir, y fija la fecha y el tema de la próxima reunión, si la hay. Por último, agradece la participación y la colaboración de los demás, y despídete de forma cordial.

Siguiendo estos pasos, podrás participar en una reunión en el trabajo que sea eficaz, productiva y respetuosa, y que te permita conseguir tus objetivos profesionales. Pero, ¿cómo comunicarte de forma escrita en el trabajo? Te lo explico en el siguiente apartado.

Cómo comunicarte de forma escrita en el trabajo

La comunicación escrita es el proceso de transmitir y recibir información, ideas, opiniones o emociones mediante la escritura, utilizando diferentes soportes, medios y formatos. La comunicación escrita puede tener diferentes propósitos, como informar, solicitar, confirmar, agradecer, felicitar o reclamar. La comunicación escrita puede ser interna o externa, y puede estar dirigida a diferentes destinatarios, como jefes, compañeros, clientes, proveedores o instituciones.

La comunicación escrita en el trabajo puede adoptar diferentes formas, según el canal, el medio y el propósito que se utilice. Así, podemos distinguir entre diferentes tipos de documentos, como informes, correos electrónicos, memorandos, actas, manuales, folletos o cartas.

Cada tipo de documento tiene sus características, sus objetivos y sus normas, y requiere unas habilidades y unos recursos específicos. Por eso, es importante conocer las claves para redactar de forma efectiva cada uno de ellos, y adaptar el mensaje al contexto y al destinatario.

A continuación, te voy a explicar cómo redactar dos tipos de documentos escritos muy comunes en el trabajo: los informes y los correos electrónicos. Ya te he explicado cómo escribir un informe en el apartado anterior, así que ahora te voy a explicar cómo redactar un correo electrónico en el trabajo.

Conclusión

La comunicación es una habilidad esencial en el trabajo, ya que permite intercambiar información, coordinar acciones, resolver problemas, tomar decisiones, negociar y persuadir, crear y mantener relaciones, y aprender y enseñar. Para comunicarse de forma efectiva en el trabajo, es necesario cumplir con unos requisitos de claridad, concisión, coherencia, cortesía y feedback, tanto en la comunicación oral como en la comunicación escrita.

Además, es importante conocer y aplicar las técnicas y los recursos adecuados para cada situación laboral, como las presentaciones, las reuniones, los informes o los correos electrónicos, y adaptar el mensaje al contexto y al destinatario. También es conveniente formarse y actualizarse constantemente para mejorar las competencias comunicativas y ampliar las oportunidades profesionales.

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